La Piattaforma di Gestione Eventi

Gestisci ogni evento.
Misura ogni risultato. Manage every event.
Measure every result.

OAK EVENTS è una piattaforma completa per gestire tutto il ciclo di vita di un evento, dalla registrazione al check-in, dallo streaming all'engagement, fino alla reportistica. In un unico ecosistema, white label e scalabile. OAK EVENTS is a complete platform for managing the entire event lifecycle, from registration to check-in, streaming to engagement, all the way to final reporting. One ecosystem, white label and scalable.

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OAK EVENTS
I problemi che risolviamo

Sfide reali. Soluzioni concrete. Real challenges. Concrete solutions.

Ogni team che organizza eventi affronta complessità operative, dati frammentati e difficoltà a dimostrare risultati. OAK EVENTS è la risposta. Every event team faces operational complexity, fragmented data, and difficulty demonstrating results. OAK EVENTS is the answer.

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Frammentazione degli strumenti Tool fragmentation

Molti team usano tool separati per landing, email, check-in, streaming, survey e report. Risultato: dati duplicati, errori, tempi lunghi. Con OAK EVENTS hai un'unica piattaforma, un unico database, un unico set di report. Many teams use separate tools for landing pages, email, check-in, streaming, surveys and reporting. Result: duplicated data, errors, wasted time. With OAK EVENTS you get one platform, one database, one unified report.

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No-show e bassa partecipazione No-shows & low engagement

Senza comunicazioni strutturate e strumenti di engagement, l'evento perde valore. Con OAK EVENTS disponi di messaggistica automatizzata (reminder, follow-up) e moduli interattivi come Q&A, quiz e sondaggi. Without structured communications and engagement tools, events lose value. OAK EVENTS provides automated messaging (reminders, follow-ups) and interactive modules like Q&A, quizzes and polls.

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Difficoltà a misurare il ROI Hard to measure ROI

Spesso l'evento finisce e resta solo una percezione di come sia andato. Con OAK EVENTS disponi di metriche chiare su registrazioni, presenze, performance delle comunicazioni e interazioni. Events often end with just a vague sense of how they went. OAK EVENTS gives you clear metrics on registrations, attendance, communication performance and engagement.

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Rischio operativo Operational risk

Accoglienza, accessi e flussi sono punti critici. Con OAK EVENTS gestisci check-in e tracciamento presenze in tempo reale, con supporto e onboarding per arrivare al go-live con sicurezza. Welcoming, access control, and logistics are critical pressure points. OAK EVENTS handles real-time check-in and attendance tracking, with support and onboarding for a secure go-live.

Perché OAK EVENTS

I 4 pilastri della piattaforma The 4 platform pillars

Costruita da chi organizza eventi da decenni. Non solo software, uno strumento strategico con un approccio consulenziale. Built by event professionals with decades of experience. Not just software, a strategic tool with a consultative approach.

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Un'unica piattaforma end-to-end One end-to-end platform

Pre-event, during-event e post-event in un unico flusso: sito evento, registrazione, check-in, streaming, engagement, reportistica. Pre-event, during-event and post-event in one unified flow: event site, registration, check-in, streaming, engagement, reporting.

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White label e brand consistency White label & brand consistency

Esperienza coerente su landing, comunicazioni e touchpoint principali. Ideale per aziende e agenzie che vogliono un output premium. Consistent experience across landing pages, communications and key touchpoints. Ideal for companies and agencies wanting a premium output.

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Scalabilità enterprise Enterprise scalability

Pensata per eventi complessi e picchi di traffico. Utilizzata da banche e istituti finanziari con i più alti requisiti di affidabilità e sicurezza. Designed for complex events and traffic peaks. Used by banks and financial institutions with the highest reliability and security requirements.

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Approccio consulenziale Consultative approach

Non solo software ma supporto, onboarding e formazione per garantire adozione e risultati. Un partner che accompagna dal setup al go-live. Not just software, support, onboarding and training to ensure adoption and results. A partner that accompanies you from setup to go-live.

La piattaforma

Pre · During · Post Pre · During · Post

Un ciclo completo, gestito da un'unica piattaforma. Ogni fase dell'evento connessa con le altre. A complete cycle, managed by a single platform. Every event phase connected to the next.

Sito evento e landing page Event site & landing page Pagine coerenti con il brand, aggiornate in tempo reale con agenda, speaker, sponsor e FAQ. Brand-consistent pages, updated in real time with agenda, speakers, sponsors and FAQ.
Registrazione e form personalizzati Custom registration forms Form su misura con campi, consensi, logiche. Gestione di tipologie: VIP, staff, sponsor, open. Custom forms with fields, consents, and logic. Manage types: VIP, staff, sponsor, open.
Database partecipanti (CRM) Attendee database (CRM) Centralizza partecipanti, segmenta per status (registrato, confermato, check-in, no-show). Importa liste da XLS. Centralize attendees, segment by status (registered, confirmed, checked-in, no-show). Import lists from XLS.
Comunicazioni: inviti, reminder Communications: invites, reminders Motore email con personalizzazione per segmento. Monitoraggio di open rate, click e conversioni. Email engine with per-segment personalization. Track open rate, click and conversions.
Governance e ruoli Governance & roles Definisci ruoli e permessi del team: chi vede cosa, chi può fare cosa. Define team roles and permissions: who sees what, who can do what.

Costruisci la base per un evento di successo

Build the foundation for a successful event

La fase pre-event è quella in cui si vince o si perde. Con OAK EVENTS hai tutti gli strumenti per acquisire iscrizioni di qualità, comunicare in modo mirato e arrivare al giorno dell'evento con un database pulito e un team preparato. The pre-event phase is where events are won or lost. With OAK EVENTS you have all the tools to acquire quality registrations, communicate precisely, and arrive on event day with a clean database and a prepared team.

Ogni dato raccolto in questa fase diventa un asset per le fasi successive: segmentazione per comunicazioni mirate, analisi delle conversioni, report per stakeholder. Every data point collected here becomes an asset for subsequent phases: segmentation for targeted communications, conversion analysis, stakeholder reporting.

💡 Risultato atteso: aumento del tasso di conversione delle registrazioni e riduzione del no-show grazie a comunicazioni strutturate. Expected outcome: increased registration conversion rate and reduced no-show thanks to structured communications.
Check-in e accoglienza Check-in & welcome Gestione check-in rapida con controllo liste e accessi. Tracciamento presenze in tempo reale, meno code e accoglienza professionale. Fast check-in management with access control. Real-time attendance tracking, shorter queues and professional welcome.
Agenda e sessioni multi-track Multi-track agenda & sessions Gestisci agende complesse con sessioni parallele. Aggiornamenti e info operative in tempo reale per i partecipanti. Manage complex agendas with parallel sessions. Real-time updates and operational info for attendees.
Streaming e fruizione ibrida Streaming & hybrid experience Integrazione con YouTube, Zoom, Vimeo. Gestione unificata online/offline: pubblico in sala e da casa come un'unica platea. Integration with YouTube, Zoom, Vimeo. Unified online/offline management: in-room and remote audiences as one.
Engagement: Q&A, quiz, sondaggi Engagement: Q&A, quizzes, polls Moduli interattivi integrati con moderazione centralizzata. Teleprompter per relatori con domande del pubblico in tempo reale. Integrated interactive modules with centralized moderation. Teleprompter for speakers with real-time audience questions.
Sponsor ed espositori Sponsors & exhibitors Schede sponsor, materiali, contenuti e reportistica accessi. Più valore per i partner, gestione semplificata dei deliverable. Sponsor profiles, materials, content and access reporting. More value for partners, simplified deliverable management.

Un'esperienza fluida, in presenza, virtuale o ibrida

A seamless experience, in-person, virtual or hybrid

Il giorno dell'evento è il momento più critico. OAK EVENTS riduce il rischio operativo con check-in veloci, gestione delle sessioni in tempo reale e strumenti di engagement che mantengono alta l'attenzione del pubblico. Event day is the most critical moment. OAK EVENTS reduces operational risk with fast check-in, real-time session management and engagement tools that keep audiences attentive.

Che sia una convention di 50 persone o una conferenza con migliaia di partecipanti ibridi, la piattaforma scala con le tue esigenze mantenendo la stessa qualità dell'esperienza. Whether it's a 50-person convention or a conference with thousands of hybrid attendees, the platform scales with your needs while maintaining the same experience quality.

💡 Risultato atteso: maggiore engagement del pubblico, meno stress operativo e dati di partecipazione affidabili in tempo reale. Expected outcome: higher audience engagement, less operational stress and reliable real-time attendance data.
Reportistica e KPI Reporting & KPIs Registrazioni, presenze/no-show, performance comunicazioni, engagement. Report pronti per stakeholder e sponsor. Registrations, attendance/no-show, communication performance, engagement. Reports ready for stakeholders and sponsors.
Follow-up mirati Targeted follow-up Segmenta i partecipanti in base a comportamento e interessi. Follow-up diversi per presenti, no-show e VIP. Segment attendees by behavior and interests. Different follow-ups for attendees, no-shows and VIPs.
Riutilizzo contenuti e asset Content & asset reuse Archivia contenuti e registrazioni. Riutilizza materiali per marketing, training o comunicazione interna. Archive content and recordings. Reuse materials for marketing, training or internal communication.
Ciclo di ottimizzazione Optimization cycle I dati di ogni evento alimentano l'edizione successiva: targeting, messaggi, format, sessioni. L'evento diventa un canale misurabile. Each event's data feeds the next edition: targeting, messaging, format, sessions. The event becomes a measurable channel.

L'evento continua a generare valore dopo la chiusura

The event keeps generating value after it ends

Con OAK EVENTS puoi passare da "quante persone sono venute?" a "qual è stato il percorso completo: invito → registrazione → presenza → interazione → follow-up?" With OAK EVENTS you can move from "how many people came?" to "what was the complete journey: invite → registration → attendance → engagement → follow-up?"

Questo ti permette di dimostrare valore a stakeholder e sponsor, ottimizzare le edizioni successive e migliorare conversione e partecipazione nel tempo. This lets you demonstrate value to stakeholders and sponsors, optimize future editions, and improve conversion and participation over time.

💡 Risultato atteso: aumento retention, dati per decisioni future e contenuti riutilizzabili che estendono il ROI dell'evento. Expected outcome: increased retention, data for future decisions and reusable content that extends event ROI.
Cosa ci distingue

Cosa ci differenzia Versus the competition

Non siamo solo un'altra piattaforma. Ecco perché aziende enterprise e agenzie scelgono OAK EVENTS. We're not just another platform. Here's why enterprise companies and agencies choose OAK EVENTS.

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Completezza funzionale senza perdere flessibilità Full functionality without losing flexibility

Copertura end-to-end dalla registrazione al check-in, dai contenuti all'engagement fino al report finale. Moduli attivabili in base al progetto, senza pagare per ciò che non usi. End-to-end coverage from registration to check-in, content to engagement to final report. Modules activated based on the project, no paying for what you don't use.

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Personalizzazione e progetti enterprise Customisation & enterprise projects

Quando servono integrazioni o requisiti specifici, CRM, SSO, sicurezza avanzata, la piattaforma supporta scenari complessi con un approccio consulenziale per definire requisiti e go-live. When specific integrations or requirements are needed, CRM, SSO, advanced security, the platform supports complex scenarios with a consultative approach.

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Reporting orientato al successo Success-oriented reporting

Non solo numeri ma metriche utili per capire cosa ha funzionato e cosa ottimizzare. Report pronti per decision maker, marketing, team contenuti e sponsor. Not just numbers, useful metrics to understand what worked and what to optimize. Reports ready for decision makers, marketing, content teams and sponsors.

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Esperienza ibrida curata Curated hybrid experience

Gestione integrata di pubblico in presenza e online, con strumenti di engagement che funzionano su entrambi. Qualità e coerenza mantenute in ogni formato. Integrated management of in-person and online audiences with engagement tools that work for both. Quality and consistency maintained across every format.

Per ogni tipo di evento

Casi d'uso Use Cases

Dalla convention aziendale al trade show, dal training al roadshow multi-città. OAK EVENTS si adatta al tuo evento. From corporate conventions to trade shows, from training to multi-city roadshows. OAK EVENTS adapts to your event.

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Corporate Event Corporate Event

Obiettivo

Objective

Allineare persone e stakeholder, creare coinvolgimento, gestire inviti e accessi con livelli differenziati. Align people and stakeholders, create engagement, manage invitations and tiered access.

  • Segmentazione: dipendenti, partner, VIPSegmentation: employees, partners, VIP
  • Check-in e tracciamento presenzeCheck-in and attendance tracking
  • Q&A e survey "pulse" liveLive Q&A and pulse surveys
  • Report finale per managementFinal management report
TownhallTownhall ConventionConvention Kick-offKick-off
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Conferenze multi-sessione Multi-session conferences

Obiettivo

Objective

Gestire un programma articolato e offrire un'esperienza coerente e misurabile su larga scala. Manage a complex program and deliver a consistent, measurable experience at scale.

  • Sito evento con agenda e speakerEvent site with agenda and speakers
  • Streaming integrato (virtuale/ibrido)Integrated streaming (virtual/hybrid)
  • Q&A, quiz e survey per sessioneQ&A, quizzes and session surveys
  • Insight per ottimizzare agendaInsights to optimize the agenda
Multi-track SpeakerSpeaker Ibrido
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Trade Show Trade Show

Obiettivo

Objective

Gestire complessità operativa e aumentare il valore per sponsor ed espositori. Manage operational complexity and increase value for sponsors and exhibitors.

  • Gestione accessi: visitatori, espositori, staffAccess management: visitors, exhibitors, staff
  • Schede e asset per sponsorSponsor profiles and assets
  • Report per rinnovi e upsellReports for renewals and upsell
EspositoriExhibitors Sponsor FieraFair
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Training e Formazione Training & Learning

Obiettivo

Objective

Garantire partecipazione, accesso semplice ai contenuti e misurazione dell'apprendimento. Ensure participation, easy content access and measurement of learning outcomes.

  • Registrazione con raccolta dati (ruolo, livello)Registration with data collection (role, level)
  • Contenuti live o registratiLive or recorded content
  • Survey di valutazione e feedbackEvaluation surveys and feedback
Workshop Academy Webinar
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Roadshow multi-città Multi-city roadshow

Obiettivo

Objective

Replicare un format in più tappe mantenendo controllo, coerenza e dati comparabili tra città. Replicate a format across multiple stops while maintaining control, consistency and comparable data across cities.

  • Template e processi replicabili per tappaReplicable templates and processes per stop
  • Segmentazione e comunicazioni per cittàCity-specific segmentation and communications
  • Report comparativi tra tappeComparative reports across stops
Multi-tappaMulti-stop ScalabileScalable
Misura ogni evento

Dall'evento "una tantum" a un canale misurabile From a "one-off event" to a measurable channel

Le 4 aree KPI che trasformano ogni evento in un processo ottimizzabile, difendibile con dati davanti a qualsiasi stakeholder. The 4 KPI areas that transform every event into an optimizable process, defensible with data in front of any stakeholder.

01

Acquisizione e registrazione Acquisition & registration

Cosa misuri
What you measure

Registrazioni totali · Conversione landing → registrazione · Tipologie (VIP, staff, open, invited) Total registrations · Landing → registration conversion · Types (VIP, staff, open, invited)

Come si usa
How to use it

Capire se proposta e comunicazione funzionano. Confrontare performance tra eventi, città e target diversi. Understand if your offer and messaging are working. Compare performance across events, cities and targets.

02

Partecipazione e no-show Attendance & no-show

Cosa misuri
What you measure

Check-in / presenze · Rapporto presenze vs registrati · No-show rate Check-in / attendance · Attendance vs registered ratio · No-show rate

Come si usa
How to use it

Misurare l'efficacia dei reminder. Dimensionare correttamente logistica, staff e budget per le edizioni future. Measure reminder effectiveness. Correctly size logistics, staff and budget for future editions.

03

Performance comunicazioni Communication performance

Cosa misuri
What you measure

Open rate · Click rate · Conversioni legate alle comunicazioni (completamento registrazione) Open rate · Click rate · Communication-driven conversions (registration completion)

Come si usa
How to use it

Capire quali messaggi funzionano. Ottimizzare oggetto, contenuto e segmentazione per il prossimo invio. Understand which messages work. Optimize subject, content and segmentation for the next send.

04

Engagement e qualità Engagement & quality

Cosa misuri
What you measure

Partecipazione a Q&A · Risposte quiz e survey · Tasso interazione per sessione Q&A participation · Quiz and survey responses · Interaction rate per session

Come si usa
How to use it

Misurare qualità percepita ed efficacia contenuti. Identificare sessioni top e quelle da riprogettare. Measure perceived quality and content effectiveness. Identify top sessions and those needing redesign.

Domande frequenti

Hai domande? Abbiamo le risposte. Have questions? We have answers.

OAK EVENTS riduce la frammentazione: unisce database, comunicazioni, check-in, contenuti e report in un unico flusso. Risultato: meno duplicazioni, meno errori, più velocità e report più affidabili. OAK EVENTS reduces fragmentation: it unites database, communications, check-in, content and reporting in one unified flow. Result: fewer duplications, fewer errors, faster execution and more reliable reports.
La piattaforma supporta un'esperienza white label e una forte coerenza di brand sui touchpoint principali (sito evento e comunicazioni). È pensata per chi vuole un output "premium". The platform supports a white label experience and strong brand consistency across key touchpoints (event site and communications). It's designed for those who want a "premium" output.
Sì: OAK EVENTS supporta eventi in presenza, virtuali e ibridi e integra lo streaming con piattaforme esterne (YouTube, Zoom, Vimeo), mantenendo controllo su accessi e fruizione per entrambi i pubblici. Yes: OAK EVENTS supports in-person, virtual and hybrid events and integrates streaming with external platforms (YouTube, Zoom, Vimeo), maintaining access control and viewing for both audiences.
Sì: puoi misurare registrazioni, presenze/no-show, performance delle comunicazioni e engagement (Q&A/quiz/survey). Questo rende l'evento un canale ottimizzabile e difendibile con dati davanti a qualsiasi stakeholder. Yes: you can measure registrations, attendance/no-show, communication performance and engagement (Q&A/quiz/survey). This makes the event an optimizable channel, defensible with data in front of any stakeholder.
Per progetti avanzati, OAK EVENTS supporta integrazioni (CRM, SSO) e scenari enterprise, con un approccio consulenziale per definire requisiti e go-live. La piattaforma è utilizzata anche da banche e istituti finanziari. For advanced projects, OAK EVENTS supports integrations (CRM, SSO) and enterprise scenarios, with a consultative approach to defining requirements and go-live. The platform is also used by banks and financial institutions.
Dipende dalla complessità dell'evento e dai moduli attivati. In generale, l'obiettivo è ridurre il time-to-value grazie a processi replicabili e onboarding/supporto dedicato. It depends on the event complexity and activated modules. Generally, the goal is to reduce time-to-value through replicable processes and dedicated onboarding/support.
Supporto via email, telefono e chat. Quando necessario, presidio fisico durante eventi live: l'obiettivo è ridurre il rischio operativo nei momenti più critici. Support via email, phone and chat. When needed, on-site presence during live events: the goal is to reduce operational risk at the most critical moments.
Come iniziare

Tre passi per iniziare Three steps to get started

L'adozione di OAK EVENTS è un processo guidato. In poco tempo diventi autonomo grazie alla semplicità dell'interfaccia e al nostro supporto. OAK EVENTS onboarding is a guided process. You become independent quickly thanks to the platform's simplicity and our support.

1

Brief rapido (30–45 min)

Quick brief (30–45 min)

Capiamo insieme: tipo di evento (in presenza/virtuale/ibrido), obiettivi e KPI, moduli necessari (registrazione, check-in, streaming, engagement, report). We understand together: event type (in-person/virtual/hybrid), objectives and KPIs, required modules (registration, check-in, streaming, engagement, report).

2

Demo mirata sul tuo caso

Targeted demo on your case

Mostriamo un esempio di flusso registrazione, check-in o esperienza digitale, e un esempio di report finale, adattati al tuo scenario specifico. We show an example registration flow, check-in or digital experience, and a final report example, all tailored to your specific scenario.

3

Pilot / primo evento

Pilot / first event

Setup guidato, onboarding del team, piano go-live e supporto. In breve tempo si diventa autonomi grazie alla semplicità dell'interfaccia. Guided setup, team onboarding, go-live plan and support. You become independent quickly thanks to the interface's simplicity.

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